DOCUMENTOS CONTABLES:

CHEQUE.

El cheque es documento que se utiliza para como medio de pago en las transacciones comerciales. En España su uso está muy ligado al ámbito de los negocios, mientras que en otras partes del mundo es muy habitual ver a personas físicas lo usan en los pagos de su día a día. Fuera de nuestras fronteras es bastante frecuente que los particulares usen el cheque para pagar cuotas de suministros (agua, luz, gas, etc.), en lugar de usar la domiciliación en la cuenta bancaria. En la entrada de hoy, vamos a ver los aspectos más relevantes de los cheques, cómo podemos usarlos para pagar con ellos y qué hay que hacer para cobrar un cheque.

LETRA DE CAMBIO.

La letra de cambio, sirve para  transferir dinero de una persona en particular o una persona física a otra persona distinta sin que exista intervención del estado o institución bancaria. La transacción por medio de letra de cambio es meramente civil, y como se dijo arriba, la intervención de la autoridad solo se realiza en caso de incumplimiento. Es un método de pago o promesa de pago, que pertenece a los títulos de crédito, y por su naturaleza refleja la confianza que se tiene para recibir un pago en un tiempo futuro. En la letra de cambio, se puede especificar el monto a pagar y la fecha para realizar el pago correspondiente.

PAGARE.

Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.

Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros.

La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio deudor (y no el acreedor)

Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.

FACTURA CAMBIARÍA.

La factura cambiaría de compraventa es otra clase de titulo valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio,  al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el valor que el comprador debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.

La factura cambiaría debe contener los siguientes requisitos según lo establecido en el artículo 774 del código de comercio:

·         Fecha de vencimiento, si se omite este requisito, el código de comercio llena este vacío diciendo que se entenderá que  debe ser pagada dentro de los treinta (30) días siguientes a los de sus emisión.

·         Fecha de recibo de la factura, también debe indicarse el nombre, identificación o firma de quien sea el indicado de recibirla.

·         El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el precio del servicio prestado y las condiciones de pago.

La factura cambiaría además de los requisitos generales que debe contener todo titulo valor,  y de los requisitos particulares anteriormente mencionados, 

C.D.T.

Quizás el CDT sea uno de los productos financieros que más hemos escuchado en televisión y en la jerga callejera bancaria, quizás también tengamos una somera idea de cómo funciona, pero a continuación veremos con más detalles qué es un CDT, cómo funciona y cuáles serían sus ventajas y desventajas en comparación a otros productos bancarios u oportunidades de inversión aprovechables.

CDT es la abreviatura de Certificado de Depósito a Término y es principalmente un instrumento financiero en el cual se deben tener dos aspectos en cuenta: e
1. El monto mínimo o de apertura del CDT.
2. El tiempo o duración de la inversión.

En pocas palabras, usted le da a una entidad financiera una cantidad de dinero por cierto periodo de tiempo, la entidad financiera, luego de vencido el tiempo o duración del CDT le devuelve su dinero junto con unos intereses obviamente más altos que si tuviera su dinero ahorrado en una cuenta de ahorros convencional. 

 BONOS.

La definición básica de los bonos es que son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas (empresas) y por entidades gubernamentales, los cuales les sirven para financiarse entre el público inversionista a través de medios bursátiles.

Por ejemplo, si una empresa necesita expandir el tamaño de su negocio puede  hacerlo a través de la emisión de bonos para conseguir el financiamiento en lugar de pedir un crédito al banco, el cuál generalmente le cobraría una tasa de interés mayor.

DOCUMENTOS NO CONTABLES:

COTIZACIÓN.

La cotización es: Es la acción o efecto de cotizar, algo, algunas, muchas o pocas cosas. Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.

PEDIDO.

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

REMISIÓN.

Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar. Usualmente tiene aspectos de factura, y en él se describe la relación de los materiales o servicios que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de dichos materiales y servicios. En ocasiones ya incluye el importe y un pagare, así como los datos de facturación y de la dirección y persona donde se recibían.

DOCUMENTOS DE SOPORTES:

CAJA.

El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y los egreso también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de dinero.

Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuenta Bancos, dinero este último que no se tiene disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso pues debe esperarse para efectivizar el cobro.

El Libro de Caja, es un libro auxiliar aunque obligatorio, es un registro contable que muestra la liquidez de una empresa, su disponibilidad de efectivo en el tiempo, certificados con los debidos comprobante que justifican el ingreso o el egreso

COMPROBANTE DE EGRESO.

Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (negocio). Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas los copias, igual que como se procede con otros documentos.

FACTURAS.

La factura o documento equivalente es un medio de prueba mediante el cual pueden demostrarse los hechos económicos. Sin embargo, para que con ella se soporten las partidas a las que se cree tener derecho, es necesario que se cumplan los requisitos. 

Ello significa que para el comprador o adquirente del bien o servicio no le serán aceptados los costos, deducciones e impuestos descontables que pretendan soportarse con las facturas expedidas, sin el lleno de los requisitos legales por parte del obligado a facturar.

NOTA DE CONTABILIDAD.

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas. Una factura  no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente.

NOTA DÉBITO.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA CRÉDITO.

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

CONCILIACIÓN BANCARIAS.

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN:

CARTAS.

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediantes acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Una carta documento es el instrumento más eficaz para cuando su correspondencia requiera valor legal. Así es definido por una de las muchas empresas argentinas que prestan el servicio de envío de cartas documento, tan de moda entre la farándula de ese país.

MEMORANDOS

 Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigido a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

ACTAS.

Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o característica especifica del acta.

INFORMES.

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediantes acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

CERTIFICADO.

Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma

CONSTANCIA.

Es un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad, puede ser personal

HOJA DE VIDA.

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencias y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a las cual esta se encuentra vinculado laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades

MENSAJE ELECTRÓNICOS.

Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través del Internet. Esta medio se puede utilizar para enviar adjuntados como cartas, memorandos, circulares u otros documentos que sea necesarios para la sustentación del contenido.

TARJETAS PROTOCOLARIAS.

Forman parte de la comunicación organizacionales escritas para el manejo de las relaciones publicas y de negocios.

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